Dříve, než začnete životopis psát, si proveďte analýzu vlastních schopností a dovedností, což Vám také umožní posoudit, zda jste své úsilí při hledání nového zaměstnání zaměřili správným směrem. Víte-li, co Váš potencionální zaměstnavatel chce a potřebuje vědět, můžete to do svého životopisu zařadit a získat tak „kladné body“. Pro analýzu schopností a dovedností si můžete připravit tabulku, která Vám umožní identifikovat činnosti a aktivity, díky nimž jste tyto schopnosti a dovednosti získali. Zamyslete se nad příklady z Vašich minulých zaměstnání, kterými byste mohli dokumentovat své schopnosti, dovednosti, vlohy, nadání, znalosti a zkušenosti.

Při sestavování životopisu nezapomeňte, že nápad, přihlásit se na pozici, která Vás zaujala, mělo pravděpodobně až několik desítek dalších uchazečů, a že personálním pracovníkům Vašeho potencionálního zaměstnavatele přišlo také tolik životopisů. Abyste zaujali, musíte se odlišit – v pozitivním slova smyslu, samozřejmě. Nebojte se si dát čas s výběrem písma a s grafikou, vždy však zachovejte čistotu stylu a vkus. Váš životopis (Curriculum Vitae nebo Resume) by měl být stručný, strukturovaný, atraktivní a přehledný. Všechny informace, které do vašeho životopisu napíšete, musí být pravdivé. Měl by obsahovat podstatné informace o Vás a o Vašich silných stránkách. Nezapomeňte uvést zejména ty význačné rysy, které z Vás dělají atraktivnějšího kandidáta, neboť jsou v souladu s tím, co potencionální zaměstnavatel potřebuje. Zaměřte se na to, čeho se Vám dosud podařilo dosáhnout např.:

• Svými nápady a jejich následnou realizací jste dokázali ušetřit čas, prostředky nebo získat nové zákazníky.
• Zefektivnili jste pracovní procesy.
• Dokázali jste zlepšit práci svého týmu.
• Přispěli jste ke snížení nákladů.
• Podařilo se Vám zvýšit zisk společnosti.
• Přispěli jste k expanzi společnosti na nové trhy.

Nebojte se uvést Vaše realizované nápady a myšlenky, i když si myslíte, že jsou v podstatě jednoduché. Důležitý je vždy výsledek. Jednoduché nápady často uspoří nejvíce času a peněz – zrychlení systému dodávek, zlepšení kontaktu se zákazníky, snížení objemu zásob, rychlejší poskytování informací zákazníkům apod.

V následujících bodech jsou uvedena obecná pravidla, kterými byste se měli při sestavování životopisu řídit:

• Upravujte svůj životopis vždy pro každou pracovní nabídku. Dbejte ale na to, aby byl zachován logický sled a návaznosti jednotlivých částí a délka nepřekročila 2 až 3 stránky.
• Pokud se to výslovně nepožaduje, nepište životopis rukou. Rukou psaný životopis je mnohem hůře čitelný, nehledě na to, že Váš rukopis o Vás může prozradit mnohem více, než Vám může být v dané situaci milé. 
• Pokud to není výslovně požadováno, vždy pečlivě zvažte, zda součástí životopisu bude Vaše fotografie. Fotografie obecně může vzbuzovat u posuzovatele širokou škálu emocí, a to ne vždy ve Váš prospěch. Rozhodnete-li se fotografii zaslat, měla by být barevná a v běžném pasovém formátu.
• Nepoužívejte nekvalitní papír a obálku. Nejvhodnější je velmi kvalitní papír formátu A4, čistý a vždy bílý. Nepište životopis na barevný papír.
• Nesnažte se napsaný životopis vměstnat do malé obálky a mnohokráte jej překládat.
• V dnešní době je mnohem praktičtější, běžnější a často i vyžadované neposílat životopis v papírové formě, ale pouze elektronicky. 
• Nevypouštějte některé informace jenom proto, že byste museli začínat další stranu textu.
• Užívejte pouze obecně známé zkratky a výrazy, Váš životopis budou číst i lidé, kteří nejsou specialisté ve Vašem oboru.
• Vyvarujte se také pravopisných chyb a komplikovaných a nesrozumitelných souvětí.
• Pokud posíláte životopis poštou, nesnažte se ušetřit na poštovném a posílat ho na účet Vašeho současného zaměstnavatele, nebo dokonce v jeho obálce či na jeho papíru.
• Posíláte-li životopis elektronicky ze své soukromé e-mailové schránky (nikdy ne z adresy svého zaměstnavatele) použijte v názvu schránky své jméno nebo jeho zkratku. Kreativními názvy schránek můžete oslnit v internetových diskusích, ale pro komunikaci se svým potencionálním zaměstnavatelem moc vhodné nejsou. 
• Pokud to není výslovně požadováno, nepřikládejte k životopisu žádná osvědčení, doporučení či ukázky dosavadní práce.
• Fakta sdělujte vždy stručně a strukturovaně.
• „Nevystřílejte všechen prach“ v životopisu, nechte si něco, čím můžete ještě překvapit a zabodovat u interview.

Dobře napsaný životopis by měl obsahovat následující části:

• V úvodu je vhodné popsat cíl Vaší profesní kariéry, případně zdůvodnit, proč reagujete právě na tuto konkrétní pozici nebo oslovujete danou společnost.
• Základní informace o Vaší osobě (jméno, datum narození, bydliště a korespondenční adresu, na které se zdržujete a je možné Vás na ní zastihnout, telefonní číslo, e-mail, případně fax). Telefonní, faxový ani e-mailový kontakt neuvádějte v žádném případě k současnému zaměstnavateli. Bylo by to právem hodnoceno jako nedostatek loajality. Existuje řada freemailových serverů, jejichž služby můžete využít. Vždy uvádějte jen kontakty, u kterých si jste jistí, že budou platné i v budoucnu.
• Stručný přehled o Vašem vzdělání (odborném, středním a vysokoškolském, jméno instituce, na které jste studovali, dobu studia, případně obory) by měl být uspořádaný v opačném chronologickém sledu tj. od posledního k prvnímu.
• Informace o Vaší další kvalifikaci a odborné přípravě vztahující se k Vašemu povolání (název instituce, obor, doba trvání studia nebo přípravy od posledního k prvnímu).
• Přehled dosavadních zaměstnání rovněž uspořádaných v opačném chronologické sledu (název a činnost společnosti, název pozice, měsíc a rok působení v dané pozici, měsíc a rok nástupu a odchodu, zodpovědnosti, nejdůležitější dosažené úspěchy). Zaměřte se zejména na posledních 10 let. U ostatních zaměstnání pouze stručně uveďte podstatné informace. 
• Ostatní relevantní informace o Vašich znalostech a dovednostech (například jazykové znalosti, zahraniční stáže, počítačové dovednosti a řidičský průkaz), které přímo nesouvisí s požadavky na volnou pozici, ale mohou znamenat určitou výhodu nebo dokladovat Vaše schopnosti v širším smyslu. Neuvádějte ale takové znalosti a dovednosti, které jednoznačně souvisí jen se zájmovými činnostmi a jsou v pracovním prostředí nepoužitelné nebo dokonce vytvářejí dojem, že se vlastně věnujete jen svým zájmům. 
• Rodinný stav a své mimopracovní zájmy ve velmi stručné formě.
• V závěru můžete uvést kontakty na osoby, které mohou poskytnout reference.
• Pokud se ucházíte o místo v zahraniční společnosti, nebo je v požadavcích uveden cizí jazyk, je vhodné zaslat životopis v češtině i v příslušném jazyce. Pokud si nejste jisti gramatickou správností, je vždy lepší si cizojazyčnou verzi nechat posoudit. Neriskujete tak odhalení svých jazykových nedostatků. Navíc případné chyby svědčí o nedostatečné péči při vypracování.

Snažte se, aby z Vašeho životopisu bylo zřejmé, jak Vaše studia i zaměstnání navazovala, případně vysvětlete "mezery". Jinak se může příslušný personalista domnívat, že něco skrýváte.

Nezapomeňte, že to, co do životopisu neuvedete, je stejně důležité jako to, co do něj dáte. V této fázi není vhodné například uvádět, že jste velmi vytížen v místním zastupitelstvu a musíte se pravidelně zúčastnit jeho jednání. Vyhněte se také jakýmkoliv sdělením, která by mohla být vnímána kontroverzně. Mějte na paměti, že pracovníci Vašeho potencionálního zaměstnavatele, kteří budou Váš životopis číst, jsou také jenom lidé se svými předsudky, preferencemi a názory na různé skutečnosti našeho života. Vyhněte se proto všemu, co by mohlo vyvolat pocit, že zastáváte některé extrémní názory, že věnujete příliš mnoho času věcem, které nesouvisí s Vaší prací. Soustřeďte se na informace o tom, co jste až dosud dělali, jaké vzdělání a odbornou přípravu jste absolvovali, jakých pracovních úspěchů jste dosáhli a zdůrazněte zájem o práci ve společnosti, v níž se o místo ucházíte.

Pokud se Vám podařilo uspořádat všechny potřebné a důležité informace a přehledně a strukturovaně je sepsat, máte důležitý kus práce za sebou. Možná to bylo náročné, ale rozhodně se to vyplatí. Představte si personalistu, který dostane na každou vypsanou pozici 100 životopisů. Koho pozve na interview? Toho, kdo zaslal konzistentní, přehledně strukturovaný a pečlivě upravený životopis, nebo toho, kdo zaslal desetistránkový text bez viditelného začátku a konce?

Přemýšlejte o člověku, který bude Váš životopis číst. Graficky atraktivní, snadno čitelný a přehledný životopis, umožňující snadnou orientaci, ve kterém lze snadno nalézt relevantní informace, je základem úspěchu.

Pro vytváření Vašeho životopisu můžete využít různé typy šablon. Odkazy na některé webové stránky nabízející šablony životopisů naleznete zde.