Úvodem považujeme za důležité zdůraznit, že byste neměl žádné materiály odesílat z e-mailové schránky svého současného zaměstnavatele, neboť by to mohlo být právem hodnoceno jako nedostatek loajality a používání prostředků zaměstnavatele k soukromým účelům. Pokud si zakládáte soukromou e-mailovou schránku, použijte v jejím názvu své jméno nebo jeho zkratku.

Posíláte-li elektronicky průvodní dopis s životopisem nebo dodatečně i jiné vyžádané materiály, nezapomeňte vždy vyplnit položku „Předmět“ („Subject“). Uveďte celý název inzerované pozice a Vaše jméno, a to bez diakritiky, tedy bez háčků a čárek. Některé servery (především zahraniční, např. Yahoo) mohou mít problém s českou diakritikou a k adresátovi pak dorazí nečitelná směs znaků.

Jakým způsobem nejlépe napsat průvodní dopis a životopis zde rozvádět nebudeme – tyto rady naleznete v odkazech: Jak správně napsat průvodní dopis, a Jak správně napsat životopis.

Materiály, které přikládáte, by měly být vypracovány ve standardním formátu např. MS Word. Pokud chcete zachovat formát, doporučujeme použít formát Rtf.

Pokud to není přímo vyžadováno, nepřikládejte k životopisu žádné naskenované fotografie, kopie vysvědčení apod. Pokud to naopak vyžadováno je, použijte opět standardní formát, např. JPEG. Přiložené soubory jasně a zřetelně pojmenujte.

Před odesláním dokumentů se kvalitním a aktuálním antivirovým programem přesvědčte, že neobsahují viry. Pokud totiž do zvolené společnosti přijde zavirovaný e-mail, bezpečnostní prvky informačního systému ho mohou odstranit. V lepším případě adresáta pouze informují, že takový mail dostal a že je uložen kdesi v karanténě.